Código de Ética y Conducta
Objetivo General
Establecer los compromisos, principios, valores, conductas y reglas de integridad que deberán ser respetados, observados y promovidos por el personal de CIIME Consultoría Integral en Informática de México S.A. de C.V.” (en adelante CIIME), así como establecer la aplicación de las sanciones correspondientes al incumplimiento del presente código.
Alcance
El presente instrumento normativo será aplicable a todo el personal contratado por CIIME y su observancia será de carácter general y obligatorio a partir del próximo 04 de diciembre del 2019.
INTRODUCCIÓN
El presente Código Ética y Conducta representa el compromiso tangible que CIIME tiene para mantener altos niveles éticos en el desempeño de las funciones de todas las personas que la conforman, dando la importancia al debido cumplimiento de las leyes, normas y lineamientos que la naturaleza de sus actividades requiere.
CIIME da gran importancia a los valores de Servicio, Lealtad, Honestidad, Calidad, Productividad e Innovación, por lo que busca a través sus valores mantener relaciones fuertes y duraderas con sus colaboradores, clientes y proveedores, siempre respetando las leyes y adhiriéndonos a las buenas prácticas de administración y negocios.
NUESTRA MISION
Lograr la satisfacción de nuestros clientes, cumpliendo sus expectativas a través del compromiso y profesionalismo de nuestros colaboradores, buscando la mejor rentabilidad posible del negocio con productos y servicios de calidad.
NUESTRA VISIÓN
Ser una de las principales empresas de consultoría integral en informática en nuestro país, teniendo siempre el compromiso de excelencia en el servicio para cubrir las demandas, expectativas y exigencias de nuestros clientes y socios de negocio.
NUESTROS PRINCIPIOS ÉTICOS
Todos los integrantes de CIIME y estamos plenamente comprometidos en el cumplimiento de nuestra Misión y Visión y nos obligamos a observar y anteponer en nuestro actuar el presente Código de Ética y Conducta, por lo que lo conocemos y hacemos nuestro, adoptando cada una de las acciones descritas como una forma de trabajo y un estilo de vida, con el único propósito de dignificar el servicio que prestamos, fortalecer nuestra empresa y lograr así el bienestar de la sociedad y el respeto a las leyes.
La conducta de los miembros de CIIME se rige bajo 4 principios éticos básicos, el respeto, la búsqueda del bien, la no maleficiencia y la justicia.
El respeto es parte fundamental para lograr una armoniosa interacción social, en todo momento las conductas de los colaboradores de CIIME deben de estar regidas por este principio. Una de las premisas más importantes es que para ser respetado es necesario saber respetar, comprender al otro, valorar sus intereses y necesidades. En este sentido el respeto debe de ser mutuo y nacer de un sentimiento de reciprocidad.
El bien es el fin de las acciones éticas, por lo tanto, la búsqueda de hacer el bien es una obligación ética de todos los colaboradores de CIIME, las acciones de estos siempre deberán estar encaminadas a buscar los máximos beneficios posibles y de reducir al mínimo la posibilidad de daños e injusticias.
El concepto de no maleficencia significa no hacer daño. Es un principio que obliga a no hacer nada que pueda ser perjudicial, esto permite que el contenido de este principio no sea intemporal o absoluto, sino que haya que definirlo en cada momento, es preciso ponderar la relación riego/beneficio, evitando aquellas relaciones en que esa relación resulte inadecuada.
La justicia se refiere a respetar los derechos de las partes involucradas y tratarlas con el mismo respeto y consideración. En este sentido el principio de justicia demanda que las personas sean tratadas de manera equitativa y no pueden verse ni tratarse con un menor valor. Por esto, el principio de justicia se encuentra presente en los principios éticos de todos los colaboradores de CIIME.
NUESTROS VALORES
Para el cumplimiento de los principios establecidos en este código se instaurado los siguientes Valores, mismos que deberán caracterizar la actuación de todos los integrantes colaboradores de CIIME.
SERVICIO: Habla del alto sentido de colaboración y solidaridad de todos los integrantes de CIIME, para hacer el trabajo más productivo.
Conductas y/o actitudes de servicio:
La persona servicial ayuda de manera espontánea, en una actitud permanente de colaboración.
Apertura y generosidad para compartir los conocimientos técnicos y experiencia entre todos los afiliados y asociados.
Poner a disposición de nuestros colegas todo el tiempo y los recursos para el desarrollo.
Asumir el compromiso de participación y corresponsabilidad.
Propiciar la unidad institucional, no realizando o fomentado fracturas dentro de nuestro organismo empresarial, sus integrantes, sus directivos.
Respeto por la integración de conocimiento en un ambiente de colaboración y creación de soluciones para la satisfacción de las necesidades tecnológicas de nuestros clientes.
LEALTAD: Entendiéndose como la expresión de un sentimiento de respeto y fidelidad hacia la organización y a sus principios éticos.
Conductas y/o actitudes de lealtad:
Cumplir con las obligaciones adquiridas voluntariamente.
Respetar los compromisos adquiridos con la empresa.
Comprometerse y obligarse con uno mismo, con los demás, con las ideas y creencias propias.
Cumplir con lo prometido, incluso cuando las circunstancias sean adversas.
Dar uso adecuado a las herramientas de trabajo.
Estar siempre dispuesto a aprender.
Evitar tomar riesgos innecesarios.
HONESTIDAD: La cual se refiere a nuestra capacidad para conducirnos siempre con apego a la verdad y el respeto absoluto a la propiedad económica e intelectual de los demás.
Conductas y/o actitudes de honestidad:
Evitar cualquier truco o simulación que permita incumplir con las obligaciones laborales y legales que se encuentren contempladas en la Ley, Reglamentos, Políticas, Lineamientos, Manuales, así como el presente Código de Ética y Conducta.
Actuar siempre con apego a la verdad, aunque se afecten nuestros intereses personales o del grupo.
Respetar la propiedad económica e intelectual de los demás, pagando las licencias o regalías cuando se utilicen productos de terceros y reconociendo la autoría de estos.
Respetar los méritos ajenos evitando atribuirse a sí mismo el esfuerzo de otro, todos nuestros colaboradores gozarán de igualdad de oportunidades para el desarrollo de su carrera profesional a través de méritos propios.
Actuar con probidad y honradez dentro de la empresa. Entendiéndose como el proceder y el actuar recto en las funciones encomendadas, en el ámbito personal y profesional.
No participar en actos de corrupción.
No omitir o falsear información.
Actuar en cumplimiento con este código, consciente de las acciones legales que pueda ser ejercidas por efectuar actos ilícitos contemplados en la legislación aplicable.
Aceptar el éxito o el error asumiendo la consecuencia de nuestra actuación.
CALIDAD: Entendida como la búsqueda del desarrollo humano y profesional de todos los integrantes de CIIME para lograr la misión de la empresa, ser una de las empresas más importantes de México dedicada a la industria TI.
Conductas y/o actitudes de calidad:
Todos los colaboradores de CIIME son evaluados constantemente, emitiendo criterios y comunicación para detectar sus áreas de oportunidad, lo cual ayuda a mejorar su desempeño y optimizar sus competencias y apoyará a la administración adecuadamente su tiempo.
Contar con personal capacitado en las labores propias de nuestra industria, para lograr el cumplimiento de los objetivos.
Solicitar apoyo de los expertos para trabajos o proyectos que no coincidan con nuestra experiencia.
Mantener una actitud de actualización y estudios permanentes para obtener competencias de clase mundial.
Mejora continua para alcanzar la excelencia profesional mediante la constante implementación de soluciones tecnológicas y la capacitación para desarrollar más y mejores habilidades.
Profesionalismos al desempeñar las acciones y actividades de acuerdo con la complejidad de cada asignación buscando con ello reforzar nuestros valores.
Buscar siempre la satisfacción de nuestras contrapartes más allá de las cláusulas contractuales cuando así lo consideremos justo.
PRODUCTIVIDAD: Como consecuencia de la búsqueda de la calidad y el uso efectivo de métodos o herramientas para la correcta toma de decisiones en el proceso de producción.
Conductas y/o actitudes de productividad.
Optimizar los recursos de los que disponemos. El capital invertido, la tecnología utilizada, el número de empleado y su capacitación.
Gestionar adecuadamente el tiempo en los espacios de trabajo. El tiempo es necesario para todo, por lo que resulta comprensible invertir en una correcta gestión del tiempo.
Los líderes de CIIME, deben promover métodos eficaces para la gestión del personal bajo su mando.
Lo lideres deberán establecer un sistema para priorizar tareas, de proporcionar una orientación clara sobre cuáles son los objetivos, de que herramientas dispone, e incluso de cuánto tiempo dispone, para evitar pérdidas de tiempo y tener una organización más eficiente.
INNOVACIÓN: Mantener un sentido permanente de búsqueda de las mejores prácticas TI y el abatimiento de los costos y precios de los proyectos y compromiso.
Conductas y/o actitudes de innovación:
Fomentar que el personal cuente con actualizaciones y mejoras para el desarrollo de sus labores, propiciando el acercamiento de herramientas más eficaces para la aplicación de sus funciones.
Buscar la actualización constante en lo relativo a nuestras funciones y materia de trabajo, con el propósito de desempeñarnos con calidad y efectividad para presentar nuevas propuestas, implementarlas como nuevos productos, servicios o procedimientos con la aplicación exitosa y su difusión.
Aprovechar el conocimiento adquirido con la experiencia para construir un nuevo camino hacia la transformación y lograr nuevas metas tecnológicas y de vida.
RELACIONES HACIA EL INTERIOR Y CON TERCEROS
Los colaboradores de CIIME deberán tratar con justicia, respeto, objetividad e imparcialidad a clientes, proveedores, competidores, funcionarios de gobierno, autoridades, demás colaboradores y al público en general.
Los colaboradores de CIIME no deberán dar ni aceptar, en nombre de CIIME, ni en nombre propio ningún tipo de atenciones, trato especial, obsequios, compensaciones o gratificaciones por parte de prestadores de servicios, de potenciales proveedores, funcionarios de gobierno, autoridades, o de algún otro interesado con el que se tengan o se pudieren llegar a tener relaciones comerciales.
Los colaboradores de CIIME se comprometen a mantener los siguientes lineamientos en las relaciones con los grupos de interés que continuación se enlistan:
Clientes: CIIME ofrece a sus clientes un trato profesional, justo y honesto, proporcionando servicios y productos de la mejor calidad, por lo que fomenta una cultura organizacional orientada al servicio y a mantener un alto nivel de los usuarios.
CIIME se compromete a cumplir plenamente con los compromisos adquiridos en los contratos y programas de desarrollo de cada uno de los proyectos adquiriendo una responsabilidad sobre el manejo de los recursos y propiedad de nuestros clientes y comprometiéndose a cumplir con las garantías o reparación de cualquier daño causado por su actuación.
El compromiso de CIIME con los clientes se fundamenta en la innovación y mejora continua de los servicios ofrecidos, al estar atentos a las tendencias del mercado y a las mejoras tecnologías para mantener nuestra competitividad ante un entorno que cambia con gran dinamismo.
Mayoristas y Proveedores: Los proveedores y mayoristas de CIIME, son reconocidos como socios de negocios, por lo que es importante promover en las relaciones con ellos con ellos una conducta de honestidad, ética y transparencia, buscando el desarrollo mutuo, la confianza y el ganar-ganar entre las empresas.
Actuar con honradez y con apego a la ley y las normas reglamentarias, en las relaciones con proveedores y mayoristas excusándolos de intervenir en cualquier asunto en el que pudieran tener intereses personales, familiares o de negocios, incluyendo aquellos de los que pudiera resulta un beneficio personal, para cónyuge, parientes o consanguíneos o parientes civiles o para terceros con los que tengan relaciones profesionales, laborales o de negocios.
CIIME espera de ellos una conducta de honestidad y responsabilidad apegada a los principios, valores y practicas éticas contenidos en este código.
Colaboradores: CIIME defenderá y promoverá el trato justo, respeto a la dignidad de los colaboradores y de sus familias, asegurándoles un mejor nivel de vida, desarrollo humano y profesional y una seguridad de empleo y retiros dignos, así como el ejercicio de una conducta personal, honesta y responsable, de alto compromiso con la imagen de la empresa.
CIIME ofrece a sus integrantes un trato basado en el respeto mutuo, en la cortesía y la equidad, sin importar la jerarquía, evitando conductas y actitudes ofensivas, el lenguaje soez, prepotente o abusivo, respetando la libre manifestación de ideas, tomando en consideración quejas que se formulen o problemas de orden personal.
CIIME espera de sus colaboradores una conducta honesta y responsable, un compromiso por el cuidado de la imagen pública de la empresa y el cumplimiento de las practicas establecidas en este código. Así mismo, que no se empleen cualquier forma de hostigamiento, acoso y discriminación hacia los demás, ya sea por razones de jerarquía en la empresa o nivel de competencia o de cualquier otro tipo.
Representantes: Toda aquella persona que se algún modo represente a CIIME, está en obligación de cumplir con el presente Código de Ética y Conducta, actuando solidariamente para mantener una imagen pública honorable.
Competidores: CIIME promoverá que la relación entre los competidores de las Tecnologías de la Información sea siempre dentro de los estándares aprobados por el gremio, bajo un marco de honestidad, ética, competencia justa. Por ningún motivo deben de utilizar prácticas desleales que afecten la equidad y justicia de la competencia en los miembros del gremio TI. Si bien es sabido que nuestro giro comercial requiere el constante conocimiento, información y competencia sobre los nuevos desarrollos y avances tecnológicos, nuestros colaboradores deberán evitar en forma alguna, utilizar medios ilegítimos para adquirir secretos comerciales, información confidencial, comercial o privada. De la misma manera no se podrá recibir o examinar información sobre planes o productos de la competencia, cuando estos se encuentren incluidos en una oferta cerrada, o bajo otras circunstancias que indiquen que la información tenga carácter confidencial.
Autoridades: CIIME se compromete a dar cumplimiento estricto de las leyes, reglamentos, y estándares vigentes, que permitan abolir cualquier práctica ilegal, de simulación o competencia desleal que impida acabar con las practicas que conducen al conflicto de intereses, cohecho y corrupción que frenan la competitividad.
CIIME se compromete a ofrecer a los poderes ejecutivo (dependencias y entidades gubernamentales, federales y locales), legislativo y judicial, el apoyo, la atención, la información, la colaboración y el servicio que requieran, con amabilidad y generosidad, privilegiando la prevención antes que a la observación y sanción.
COMPROMISO POR PARTE DE LA EMPRESA
Los colaboradores de CIIME tienen derecho a trabajar en un ambiente amable, seguro y saludable, donde se valore la tolerancia, la diversidad, el trabajo en equipo, la comunicación y se considere el equilibrio entre lo profesional y personal, fomentando la solidaridad y confianza, resolviendo las diferencias de manera profesional.
No se tolerará la discriminación ni el acoso, en ninguna circunstancia será permitido a través del acoso se busque la obtención de una relación o favor personal. Todo trabajador deberá ser tratado de forma justa y respetuosa por parte de sus superiores y compañeros. Evitando en todo momento conflictos entre los colaboradores evitando la burla, palabras en doble sentido, cualquier conducta abusiva, hostil u ofensiva, ya sea verbal, física, o visual, así como el lenguaje obsceno.
No Discriminación
En ningún caso los CIIME propiciara la discriminación con respecto a:
• El ingreso y permanencia de colaboradores por distinción de clase, nacionalidad, religión, sexo, discapacidad, estado de gestación de la mujer, orientación sexual o afiliación política.
• El otorgamiento de derechos y/o asignación de obligaciones distintas entre mujeres y hombres en el desempeño de las mismas funciones y responsabilidades.
• Las oportunidades de acceso a capacitación, formación, desarrollo profesional y promociones por distinción de clase, nacionalidad, religión, sexo, discapacidad, estado de gestación de la mujer, orientación sexual o afiliación política.
Desarrollo Profesional Equitativo.
Los colaboradores deben estar comprometidos con su crecimiento personal, así como con su correspondiente desarrollo profesional. Por su parte, CIIME fomentará el capacitar a los colaboradores y favorecer el desarrollo de aquellas capacidades que estén relacionadas con el ejercicio de sus funciones.
Los ascensos deberán basarse únicamente en la capacidad, resultados y méritos profesionales.
Confidencialidad:
Unos de los elementos principales en los que se sustenta la confianza y reputación son el apropiado uso, aplicación y control de la información.
Los colaboradores que, debido a su cargo o responsabilidades, dispongan, tengan acceso a información confidencial o personal de todas las personas que tengan relación con nosotros, son responsables de su custodia y uso apropiado.
Las relaciones de la empresa con los clientes y proveedores son de importancia estratégica, por lo que cuando se negocie con ellos, se deberá emplear en el trato con los mismos, sentido común, buen juicio y los más altos estándares de integridad.
Además, las relaciones legales o comerciales que se pudieran establecer con órganos de la Administración Pública en cualquiera de sus tres niveles de gobierno deberán seguir normas y estándares adicionales las obligaciones señaladas en la Política Anticorrupción. La confidencialidad de los asuntos, negocios, clientes, y demás actividades que se realicen subsistirá en todo momento aun cuando la relación laboral, legal o comercial concluya.
CIIME es consciente de la importancia del manejo de datos personales de nuestros colaboradores como de las empresas, clientes, proveedores y terceros con quienes tenemos relación, por lo que a través de su Política de Gestión y Tratamiento de Datos Personales ha implementado las medidas necesarias para evitar su alteración, pérdida, transmisión o acceso no autorizado, esto para garantizar la integridad, y confidencialidad de los datos personales, así como el ejercicio de derechos que los titulares tiene. Si alguno de nuestros colaboradores detectara error, mal uso o funcionamiento inadecuado de los datos mencionados deberá reportarlo apegándose a los lineamientos de la política antes mencionada.
COMPROMISO POR PARTE DE NUESTROS COLABORADORES
Al ingresar a CIIME todos los colaboradores deberán firmar el formato CII-RH-PO-CEC-FOR-001 Declaratoria de Cumplimiento y Apego al Código de Ética y Conducta (anexo 1) a través del cual manifiestan que conocen el Código de Ética y Conducta y asumen el compromiso de cumplirlo durante el desempeño de sus funciones, cargo o comisión.
Los colaboradores deberán cumplir con los estándares de desempeño que permitan la satisfacción oportuna y eficiente de la empresa y de los clientes a través de la utilización efectiva de los recursos que se les asignen para el desarrollo de sus actividades.
Los colaboradores de CIIME deberán apegarse a los lineamientos de la presente política, evitando mal uso de las instalaciones, equipos o las herramientas que se les proporcionen para el cumplimiento y desarrollo de sus actividades laborales. Así mismo, deberán cumplir con las medidas de seguridad y vestimenta que se establezcan, así como aprovechar la capacitación y adiestramiento que la empresa en su momento les proporcione.
Respeto y Cumplimiento de la Legislación Aplicable
Los colaboradores deberán cumplir con la totalidad de la legislación, regulación y normatividad aplicable a sus actividades en CIIME, por lo que están comprometidos a informarse y mantenerse actualizados al efecto.
Los colaboradores deberán de cumplir con la legislación, reglamentación y normatividad aplicable, así como con la totalidad de las políticas, procesos, procedimientos, lineamientos y directrices de CIIME independientemente del lugar o circunstancia en que se encuentren.
Los colaboradores no aceptarán acuerdos que violen la legislación aplicable o que puedan ser utilizados para violarla. En caso de recibir la oferta de un acuerdo de estas características deberán de notificarlo al Comité de Ética y Conducta en los términos señalados en el presente código.
Transparencia y Practicas Anticorrupción.
CIIME reconoce que la corrupción debilita a las empresas y la sociedad. Por ello, tenemos el compromiso de promover y prevenir, cualquier actividad no permitida, por tal motivo solicitamos de manera enérgica que nuestros colaboradores rechacen ser parte de cualquier tipo o acto señalado en nuestra Política Anticorrupción, Código de Ética y Conducta, Reglamento Interno de Trabajo y cualquier otro documento que forme parte de la normativa interna de CIIME.
CIIME evita cualquier incumplimiento de las leyes electorales, la realización de aportaciones ya sea en especie, efectivo o donativos, directa o indirectamente, a partidos políticos, campañas electorales, o cualquier persona física o moral, asociación, organismo, sindicatos o cualquier otro tipo de entidad pública o privada, relacionados con actividades políticas, ya sea en México o en cualquier otra jurisdicción en la que operen. En este último caso, siempre y cuando sea ilegal en dicha jurisdicción.
CIIME cuenta con una Política Anticorrupción que previene directa o indirectamente la comisión de actos de corrupción y establece procedimientos para llevar a cabo donaciones, inversiones o con personas físicas o morales, sean del sector público o privado, incluyendo lineamientos y mecanismos tendientes a regular actividades con empresas que sean propiedad de o estén controladas directa o indirectamente por funcionarios públicos.
CIIME prohíbe ocultamiento o la realización de cualquier actividad ilegal que implique el pago en dinero o especie, ventajas, privilegios, préstamo de servicios o atenciones excesivas, dentro de la empresa y como practica de las empresas afiliadas y/o asociadas.
El desempeño de los colaboradores de CIIME está orientado hacia el logro de los resultados relevantes en la reducción de riesgos de corrupción, el fortalecimiento de la transparencia y la mejora de la efectividad de CIIME, así como la implementación de las políticas y prioridades de la empresa.
CIIME promueve una cultura responsable que propicie la presentación de quejas y denuncias por parte de los integrantes de CIIME, así como de los proveedores denunciando posibles actos de corrupción, por lo que pone a disposición de estos los canales de denuncia.
Los colaboradores de CIIME tienen prohibido recibir regalos, viajes, contribuciones políticas, ni dadivas en general para restar sus servicios conforme a sus facultades. Así mismo, tienen prohibido dichas dadivas para obtener beneficios, contratos o cualquier trato preferencial fuera de la legalidad.
Los colaboradores de CIIME tienen prohibido aceptar, dar, pagar, proponer, ofrecer directa o indirectamente, pagos de facilitación, sobornos negocios o artículos de valor que puedan prestarse a malas interpretaciones.
Los colaboradores no deberán prometer, ofrecer entregar cualquier tipo de beneficio indebido a uno o varios funcionarios de gobierno, directamente o a través de terceros, a cambio de que dichos funcionarios de gobierno realicen o se abstengan de realizar un acto relacionado con sus funciones o con las de otro funcionario de gobierno, o bien, abusen de su influencia real o supuesta, con el propósito de obtener o mantener, para sí mismo para un tercero, un beneficio o ventaja, con independencia de la aceptación o recepción del beneficio o del resultado obtenido.
Los colaboradores no deberán ofrecer ni aceptar compensaciones, ni ejercer influencia indebida en clientes, proveedores, autoridades, otros colaboradores o cualquier otra persona, ni dejarán que se ejerza sobre ellos influencia indebida por persona alguna.
Los colaboradores no deberán recibir dinero, obsequios, préstamos o favores que establezcan compromisos, tiendan a influenciar sus decisiones, comprometan su comportamiento profesional o busquen conseguir cualquier concesión o ventaja, ni a cambio de proponer internamente algún proyecto o sugerir o tomar alguna decisión, incluyendo la contratación de algún prestador de servicios o proveedor. En caso de recibir un ofrecimiento en tales términos, el Colaborador involucrado tendrá la obligación de informar dicha situación de inmediato al Comité de Ética en los términos señalados en el presente Código.
Los colaboradores no deberán ofrecer dinero o cualquier ventaja económica o de cualquier tipo, ni de manera directa ni indirecta a través de otros, para la obtención de un negocio concesión u operación ya sea para beneficio propio o de CIIME.
Los Colaboradores no deberán aprovechar su posición en CIIME para influenciar, lucrar o realizar negocios con terceros, ya sean personales, familiares o a través de cualquier tercero. Asimismo, los colaboradores no deberán usar la reputación, negocios o recursos de CIIME para la obtención de lucro o ventaja alguna, ya sea personal o de terceros.
Los colaboradores no tomarán decisiones cuya acción pudiera poner en riesgo el patrimonio, libertad, integridad, reputación y/o buen nombre de otros colaboradores, de CIIME, sus sociedades relacionadas, ni sus accionistas, ni de cualquier tercero.
Conflicto de Intereses
Los colaboradores deberán abstenerse de participar en negocios o realizar actividades que signifiquen un beneficio personal (directa o indirectamente vía terceros), que se deriven de cualquier tipo de relación con CIIME. En estos casos, los colaboradores involucrados tendrán la obligación de exponer tal circunstancia al Comité de Ética antes de que se realicen las actividades u operaciones.
Los colaboradores no podrán ser accionistas, consejeros o asesores de sociedades que compran, vendan o proporcionen servicios a CIIME o que de cualquier forma directa o indirecta tengan negocios con CIIME. Se exceptúa de esta regla cuando las acciones correspondan a empresas que se adquieran en el mercado de valores, en cuyo caso deberán informar de forma inmediata lo anterior al Comité de Ética en los términos señalados en el presente Código.
Los colaboradores no deberán contratar o tener laborando bajo su área de responsabilidad a familiares, excepto que cuenten con la autorización expresa de la Dirección General al efecto.
Se requerirá autorización de la Dirección General para la contratación de personas familiares de ex-empleados de CIIME, así como para la compra o venta de bienes o servicios de cualquier índole a ex–empleados de CIIME, o a sus familiares.
Los colaboradores no deberán distorsionar información o falsear las operaciones para procurar beneficio personal o de cualquier tercero, ni por cualquier otro motivo.
Los colaboradores deberán abstenerse de participar en negocios o realizar actividades que sean incompatibles con sus labores o que puedan resultar en un conflicto de intereses o en detrimento del tiempo de trabajo en CIIME.
Los colaboradores deberán cumplir con objetividad sus responsabilidades y en caso de que no puedan llevarlo a cabo de la manera señalada debido a la presión que sobre ellos ejerza un tercero como consecuencia de su posición, autoridad o influencia en la organización, deberán hacerlo del conocimiento del Comité de Ética en los términos señalados en el presente Código.
Se considerarán como conflictos de interés cuando los colaboradores realicen cualquiera de las siguientes operaciones o, conociéndolas no las reporten al Comité de Ética en los términos señalados en el presente Código:
Posean acciones de las empresas competidoras de CIIME, así como de sus clientes, proveedores o prestadores de servicios o de alguna empresa que de cualquier forma directa o indirecta tenga negocios con CIIME.
Mantengan intereses financieros en operaciones que se realicen con CIIME en forma directa, o indirecta, personalmente o a través de familiares o amigos o cualquier tercero. En caso de tener interés e invertir en estos casos, el Colaborador involucrado tendrá la obligación de informar lo anterior de inmediato al Comité de Ética, Comité que deberá de aprobar la transacción en su caso antes de llevarla a cabo.
Desempeñen funciones de asesor, consultor, consejero, secretario, director o funcionario, en alguna empresa ajena a CIIME, sin contar con autorización expresa y previa de la Dirección General.
Otorguen préstamos a sus familiares o amigos con recursos de las empresas relacionadas con CIIME, sin apegarse a las políticas de autorización establecidas.
Contraten o influyan en la contratación de personal que sean familiares de colaboradores, clientes, proveedores, sin la autorización previa y expresa de la Dirección General.
Recontraten ex-empleados de CIIME, así como contratar bienes o servicios a ex-empleados, sin autorización previa del Comité de Ética.
En general cualquier esquema a través del cual obtenga ingresos o beneficios por negocios relacionados con CIIME o en las que CIIME invierta directa o indirectamente.
Cualquier colaborador que descubra una situación de conflicto de intereses o un potencial conflicto de intereses, deberá hacerlo inmediatamente del conocimiento del Comité de Ética en los términos señalados en el presente Código.
Manejo de la Información
Toda la Información Confidencial a la que hayan tenido o tengan acceso, o que les haya sido o les sea proporcionada a los colaboradores en virtud de su relación con CIIME, incluyendo de manera enunciativa y no limitativa, información financiera, estratégica, estadística, operativa, técnica, de negocios, de planes de adquisición o expansión, información de nuevos productos, campañas de mercadotecnia, información personal de accionistas, consejeros y colaboradores de CIIME o relativa a ésta, que no sea del conocimiento del público en general, y que pueda o no ser considerada como “secreto industrial”, se considera de uso estrictamente confidencial y propiedad de CIIME, por lo que los todas las personas que tengan acceso a este tipo de información deberán de firmar el formato CII-RH-PO-CEC-FOR-002 Convenio de Confidencialidad (Anexo 2) donde se comprometen salvaguardar la confidencialidad de dicha información y de utilizarla exclusivamente para el desarrollo de sus funciones, absteniéndose de divulgarla, ya sea en beneficio propio o de terceros.
Los colaboradores no difundirán ni generarán rumores que afecten de manera directa o indirecta la reputación de los demás Colaboradores y de CIIME y/o consejeros.
Los colaboradores no falsearán hechos, información o documento alguno relacionado directa o indirectamente con CIIME, sus sociedades relacionadas y/o demás colaboradores. Cualquier revelación a través de medios de comunicación, deberá ser autorizada previamente y por escrito por la Dirección General.
Los colaboradores no deberán divulgar secretos relativos a procesos, métodos, estrategias, planes o información que perjudique los intereses o el prestigio de CIIME, sus accionistas y demás Colaboradores.
Se considerarán violaciones al debido manejo de la información, de manera enunciativa y no limitativa, las conductas siguientes:
Falsear operaciones o distorsionar la información de CIIME, o sus accionistas, cualquier Colaborador o cualquier hecho relacionado con cualquiera de los anteriores, para obtener un beneficio personal o en favor de un tercero o por cualquier otra causa.
No reportar al Comité de Ética cualquier sospecha de la presentación de documentos o información que se presuma falsa ya sea por parte de proveedores, prestadores de servicios y/o Colaboradores.
Impedir el acceso o entorpecer las labores de inspección y vigilancia de la información dentro de CIIME para evaluar su legalidad, integridad, veracidad y confianza.
Bloquear la actividad de los demás Colaboradores ocultando información, medios o instrumentos para su realización.
Encubrir u ocultar hechos o acciones cuando se tenga conocimiento que sus subalternos, jefes, colegas o cualquier otro Colaborador esté incurriendo en alguna infracción al presente Código.
Registros Fidedignos
La información financiera y de operación debe ser clara, completa, objetiva, correcta, oportuna, integra y preparada de acuerdo con la normatividad aplicable. La información constituye la base para la administración de las operaciones de CIIME y para el cumplimiento de sus obligaciones con las autoridades y terceros.
La totalidad de la información contable a la que tengan acceso los Colaboradores será considerada información confidencial propiedad de CIIME o sus accionistas y por lo tanto deberán mantener el carácter confidencial de la misma en los términos señalados en el presente Código, las demás políticas internas de CIIME, así como la legislación aplicable. Asimismo, los Colaboradores deberán usar dicha información exclusivamente para el desarrollo de sus funciones y no deberán hacer uso de esta para beneficio personal o de familiares, ni de cualquier tercero.
Los documentos relacionados con la contabilidad deberán conservarse siete años por lo menos o más, según lo establezca la legislación aplicable.
Protección y Uso de Activos.
Los bienes propiedad de CIIME, o los arrendados por éstas, ya sea que se trate de bienes tangibles (efectivo, valores, muebles, inmuebles, maquinaria, equipo, vehículos, etc.) o intangibles (marcas, patentes, logotipos, etc.), podrán ser utilizados por los Colaboradores y terceros autorizados única y exclusivamente para llevar a cabo las operaciones de tales empresas y no destinarlos bajo circunstancia alguna para consumo o beneficio personal o cualquier otro fin.
Los colaboradores utilizarán los servicios, recursos y herramientas disponibles, tales como computadora, correo electrónico, fax, celular, teléfono, internet, automóvil utilitario en su caso, oficinas, entre otros, exclusivamente para el cumplimiento de las funciones que les han sido asignadas en CIIME, permitiendo a CIIME la revisión o auditoría de estos en cualquier momento. Asimismo, en virtud de lo anterior los Colaboradores reconocen y aceptan mediante su adhesión al presente Código que la totalidad de la información y comunicaciones generadas en dichos medios podrá ser revisada por la Compañía y/o utilizada por el Comité de Ética en sus investigaciones.
INFRACCIONES AL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
Se considera infracción a este Código, de manera enunciativa y no limitativa, las siguientes conductas:
Registrar las operaciones en periodos contables diferentes a aquéllos en los que se realizaron.
Falsificar o alterar documentos, así como distorsionar la naturaleza de las operaciones.
Que las transacciones sujetas a estimaciones se efectúen sin contar con evaluaciones basadas en juicios profesionales razonables, de acuerdo con reglas contables o documentación comprobatoria válida.
Retrasar o anticipar el pago de facturas, entregar pagos a personas o a compañías diferentes de las que otorgaron los servicios o se recibieron los productos, o a compañías que no se hayan constituido legalmente.
Preparar o presentar reportes a los accionistas o a las autoridades que sean incompletos, incorrectos, incomprensibles, inoportunos o falsos.
Destruir, modificar u ordenar que se destruyan o modifiquen, total o parcialmente, los sistemas o registros contables o la documentación que dé origen a los registros contables y la información que se ha hecho pública, con anterioridad al vencimiento de los plazos legales de conservación y a las políticas internas aplicables.
No informar al Comité de Ética en los términos señalados en el presente Código sobre cualquier conducta que viole el presente Código y que sea de su conocimiento.
DENUNCIA
Cualquier persona que tenga conocimiento o sospecha de una violación del presente código, política anticorrupción, reglamento o normativa interna tiene la obligación de reportarla inmediatamente a través de cualquiera de los medios de denuncia torgados por CIIME.
CIIME ha establecido los siguientes medios para comunicar de forma confidencial los riesgos y posibles irregularidades, actos indebidos, comportamientos contrarios al presente Código de Ética y Conducta, Política Anticorrupción, Reglamentos, Políticas, Lineamientos, Manuales, determinados por la organización.
Las denuncias podrán presentarse a través de:
Correo electrónico: denuncias@ciime.mx
Vía Telefónica: +52 (55) 55 33 45 80 / Área Jurídica
En forma personal: Entregando un escrito libre o mediante el formato CII-RH-PO-SCIYGR-FOR-002 Formato de Denuncias, Quejas y Sugerencias, el denunciante deberá apegarse al protocolo establecido en dicha política para poder presentar y recibir respuesta acerca de sus quejas o denuncias.
Dicha denuncia deberá acompañarse preferentemente con evidencia o el testimonio de un tercero que respalde lo dicho.
En ninguna circunstancia las denuncias estarán sujetas a acciones de represalias por informar de buena fe una violación presunta o real, nadie en CIIME podrá tomar represalias, y si así sucediera, los involucrados estarán sujetos a medidas disciplinarias.
Todos los asuntos relativos o derivados de una conducta inapropiada o malas prácticas dentro de la empresa por parte de nuestros colaboradores, clientes, distribuidores o terceros serán investigados exhaustivamente por el Comité de Ética recopilando adecuadamente las pruebas inmediatas y subsecuentes que se obtengan, siempre en apego al Protocolo de Atención a Denuncias que se encuentra detallado en la Política de Control de la Normativa Interna de CIIME.
MEDIDAS DISCIPLINARIAS
En caso de que el Comité determine que, sí se configuró un incumplimiento al Código de Ética y Conducta, se procederá de la siguiente manera:
Por cada denuncia que conozca el Comité se podrán emitir recomendaciones de mejora consistentes en capacitación, sensibilización y difusión en materias relacionadas con el Código de Ética y Conducta, La Política Anticorrupción, El Reglamento Interno de Trabajo y demás normativas internas que considere necesarias.
De estimar que se realizó una probable responsabilidad administrativa se dará avisa a la Dirección General para que actúe en el ámbito de sus atribuciones, funciones y facultades.
Se solicitará a el responsable de Recursos Humanos que las recomendaciones se incorporen al expediente del trabajador; en consecuencia, se remitirá copia de la recomendación al superior jerárquico inmediato, del área a la que se encuentre adscrito la persona transgresora
En caso de que se presenten infracciones al presente Código, el Comité de Ética podrá determinar medidas disciplinarias o sanciones que varían dependiendo de las circunstancias y gravedad de cada caso entre las que se encuentran las siguientes:
Amonestación verbal
Llamada de atención por escrito
Suspensión temporal de funciones, derechos, actividades, o beneficio, incluyendo la suspensión del otorgamiento de cualquier bono de desempeño, en su caso),
Rescisión del contrato individual de trabajo o del contrato de prestación de servicios.
Afectación o suspensión del bono de desempeño en su caso.
MECANISMOS DE PROMOCION Y DIFUSIÓN PARA EL CUMPLIMIENTO DEL CODIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
Los colaboradores de CIIME recibirán una copia según el medio que la empresa considere idóneo para su difusión, para que pueda ser leído y comprendido en su totalidad, aceptando el adherirse y respetar lo contenido en el documento en todo momento, vigilando su ejecución con la finalidad de asegurar que en la empresa se lleve a cabo su cumplimiento.
De ser el caso en el que no puedan ser comprendido en su totalidad las presentes políticas nuestros colaboradores deberán acercarse a las personas responsables del área para que puedan orientar de mejor manera y resolver las dudas que pudieran surgir sobre su contenido.
Todos nuestros proveedores, distribuidores, clientes o terceros que deseen iniciar una relación contractual o comercial con la empresa, están obligados a firmar el formato CII-RH-PO-CEC-FOR-001 Declaratoria de Cumplimiento y Apego al Código de Ética y Conducta (Anexo 1), además de incluirse dentro de los contratos cláusulas específicas sobre el cumplimiento de estos.
Se considera indispensable que el Comité de Ética y Conducta promueva permanentemente la cultura de integridad a través de los siguientes recursos:
Acciones de sensibilización en materia de derechos humanos, ética e integridad dirigidas a todo el personal.
Difusión de los principios y valores en medios de comunicación interna.
Firma de carta compromiso.
Establecimiento y difusión de mecanismos institucionales para denuncias y sugerencias.
Programa de profesionalización en materia de ética e integridad.
Acciones de capacitación en materia de ética e integridad, prevención de conflictos de interés y transparencia.
En consecuencia, estas políticas y los procedimientos relacionados serán revisados constantemente para asegurar que se encuentren actualizadas y se adecuen a las leyes, normativas y procedimientos internos.