Política Anticorrupción

Objetivo General

Asegurar que todos los empleados de CIIME Consultoría Integral en Informática de México S.A. de C.V. (en adelante CIIME) y terceros que actúen en nombre de CIIME cumplan de manera cabal con los requisitos de todas las leyes anticorrupción aplicables incluyendo, pero no limitado a la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA), la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el Sistema Nacional Anticorrupción y el Código Penal Federal.

Alcance

El presente instrumento normativo será aplicable a todo el personal contratado por CIIME y terceros que actúen en su nombre y su observancia será de carácter general y obligatorio a partir del próximo 1 de febrero del 2020.

INTRODUCCIÓN

La presente política es parte del compromiso de CIIME con los principios éticos y legales en todas las actividades comerciales y busca reforzar los estándares de comportamiento y los principios éticos que deben seguir todos los miembros de la compañía.

CIIME manifiesta su rechazo absoluto a la Corrupción y afirman que la actuación en apego al Código de Ética y Conducta y a estas Políticas y demás lineamientos de la normativa interna de la empresa, por parte de su Personal y Terceros, constituye un elemento esencial para obtener la confianza necesaria en sus relaciones comerciales, inversiones y empleo de recursos, y que con ello se contribuye a que sean empresas competitivas.

En conjunto con el Código de Ética y Conducta de CIIME, la Política Anticorrupción busca proporcionar una guía clara y precisa que permitan que los colaboradores de CIIME sigan y respeten los lineamientos para que en conjunto loguemos el cumplimiento de nuestros objetivos empresariales en concordancia con la cultura organizacional. Esto es con el fin de confirmar nuestra intención y obligación de actuar de manera honesta y ética con nuestros clientes y mostrar una imagen clara y sólida de cumplimiento ante la sociedad y las autoridades.

Cada colaborador de CIIME debe estar alerta a las actividades que puedan dar origen a preocupaciones o sospechas, incluyendo la apariencia de corrupción. En este sentido, estas políticas han sido preparadas para explicar en mayor detalle las posibles acciones que nuestras actividades comerciales generen y su posible aplicación, siempre confiando en el buen criterio de nuestros colaboradores, de ser el caso que nuestros colaboradores se vieran inmersos en alguna situación que no se encuentre contemplada en estas políticas, los colaboradores deberán actuar tomando como guía los criterios contenidos en las políticas, contemplando las conductas que se deben evitar. Los ejemplos señalados dentro de nuestras políticas anticorrupción son únicamente de carácter demostrativo más no limitativo.

CIIME prohíbe totalmente y reprueba, el soborno y la corrupción en todas las relaciones comerciales que se establezcan dentro y fuera de nuestro país. Esta política se aplica a todas las transacciones entre la empresa y cualquier otra organización y/o persona física o moral, independientemente de que se lleve a cabo entre la empresa y una entidad privada. De la misma manera si sucede entre la empresa y un organismo público.

Se aplican prohibiciones especialmente estrictas a cualquier intento de influir de forma ilícita en funcionarios públicos, incluido el personal de entidades públicas o controladas por el Estado que participen en actividades comerciales ordinarias.

CIIME y sus colaboradores deberán abstenerse de realizar propaganda política o algún acto de proselitismo dentro de las instalaciones de la empresa, así como proporcionar ayuda económica o a través de productos o servicios de manera gratuita con la finalidad de obtener favores económicos o de negociosos posteriores.

Nuestras obligaciones en relación con los pagos prohíben a los empleados e intermediarios de CIIME realizar, ofrecer o aceptar sobornos, dádivas, beneficios, pagos o cualquier cosa de valor con la finalidad de conseguir o mantener de manera impropia descuentos, contratos, negocios, aprobaciones gubernamentales, regulaciones arancelarias o fiscales favorables o conseguir cualquier otra ventaja empresarial, con ninguna entidad o persona.

Desaprobamos de manera enérgica los sobornos, comisiones ilegales o cualquier otro pago o ventaja ilegal o no ético, incluso cuando sean una práctica habitual para otras regiones o en la industria en la que opera nuestra empresa.

De la misma manera CIIME desaprueba los negocios, venta o compra directa de productos o servicios para la empresa o a través de ella de personas que tengan relación familiar con nuestros colaboradores, privilegiando precios o cotizaciones con la finalidad de obtener una ganancia económica o un provecho comercial, esto con motivo de evitar conflictos de intereses que afecten la estabilidad comercial de nuestra empresa así como la relación entre nuestros colaboradores y la imagen que proyectamos a la sociedad, competidores y autoridades.

LEYES DE ANTICORRUPCIÓN APLICABLES A NUESTRAS OPERACIONES

Nuestras operaciones están sujetas a una serie de leyes, incluyendo, pero no limitado, a Disposiciones Legales Mexicanas, la Legislación de los EE.UU. de Prácticas Corruptas en el Extranjero ("FCPA"), y las leyes locales de anticorrupción de todas las demás jurisdicciones en las que operamos. Nuestra política es cumplir con todas las leyes.

Los colaboradores de CIIME observarán y cumplirán en todo momento con todas y cada una de las leyes, reglamentos, lineamientos y políticas anticorrupción vigentes en los Estados Unidos Mexicanos y en virtud de que CIIME sostiene relaciones comerciales con entidades, clientes y diversas personas de forma internacional, también las de cualquier otro estado, jurisdicción o autoridad en el extranjero, tales como el Banco Mundial y organismos multilaterales, incluyendo sin limitar el “Foreign Corrupt PracticesAct” de los Estados Unidos de América y sus lineamientos, el “BriberyAct” del Reino Unido de la Gran Bretaña e Irlanda del Norte, la Convención Interamericana contra la Corrupción y el Mecanismo de Seguimiento de su implementación y la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción incluyendo cualquier otra ley, reglamento, lineamiento o políticas que las modifique, complemente o sustituya, reconociendo en este acto que ha tenido acceso a dichos instrumentos, los conoce y que recibe una copia impresa y con la debida traducción al español de todos y cada uno de los instrumentos señalados a la firma del presente contrato, obligándose a cumplirlos en sus términos.

En términos generales y según la Legislación Mexicana, el Soborno o Cohecho se clasifica como Delito en los artículos 222 y 222 bis del Código Penal Federal, en los siguientes términos:

De acuerdo con el Artículo 222. I.-El servidor público que, por sí, o por terceras personas solicite o reciba ilícitamente para sí o para otro, dinero o cualquier beneficio, o acepte una promesa, para hacer o dejar de realizar un acto propio de sus funciones inherentes a su empleo, cargo o comisión.

II.- El que dé, prometa o entregue cualquier beneficio a alguna de las personas que se mencionan en el artículo 212 de este Código, para que haga u omita un acto relacionado con sus funciones, a su empleo, cargo o comisión, y

III.- El legislador federal que, en el ejercicio de sus funciones o atribuciones, y en el marco del proceso de aprobación del presupuesto de egresos respectivo, gestione o solicite:

a) La asignación de recursos a favor de un ente público, exigiendo u obteniendo, para sí o para un tercero, una comisión, dádiva o contraprestación, en dinero o en especie, distinta a la que le corresponde por el ejercicio de su encargo.

b) El otorgamiento de contratos de obra pública o de servicios a favor d determinadas personas físicas o morales. Se aplicará la misma pena a cualquier persona que gestione, solicite a nombre o en representación del legislador federal las asignaciones de recursos u otorgamiento de contratos a que se refieren los incisos a) y b) de este artículo.

Artículo 222 bis.- Se impondrán las penas previstas en el artículo anterior al que con el propósito de obtener o retener para sí o para otra persona ventajas indebidas en el desarrollo o conducción de transacciones comerciales internacionales, ofrezca, prometa o dé, por sí o por interpósita persona, dinero o cualquiera otra dádiva, ya sea en bienes o servicios:

I. A un servidor público extranjero, en su beneficio o el de un tercero, para que dicho servidor público gestione o se abstenga de gestionar la tramitación o resolución de asuntos relacionados con las funciones inherentes a su empleo, cargo o comisión;

II. A un servidor público extranjero, en su beneficio o el de un tercero, para que dicho servidor público gestione la tramitación o resolución de cualquier asunto que se encuentre fuera del ámbito de las funciones inherentes a su empleo, cargo o comisión,

III.A cualquier persona para que acuda ante un servidor público extranjero y le requiera o le proponga llevar a cabo la tramitación o resolución de cualquier asunto relacionado con las funciones inherentes al empleo, cargo o comisión de este último.

Para los efectos de este artículo se entiende por servidor público extranjero, toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión en el poder legislativo, ejecutivo o judicial o en un órgano público autónomo en cualquier orden o nivel de gobierno de un Estado extranjero, sea designado o electo; cualquier persona en ejercicio de una función para una autoridad, organismo o empresa pública o de participación estatal de un país extranjero; y cualquier

Adicionalmente, tenga en cuenta que la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, vigente hasta la entrada en vigor del Sistema Nacional Anticorrupción, establece que ningún funcionario público que sale de su puesto, hasta un año después, puede aprovechar o recibir cualquier beneficio derivado de la posición previa para su o para el beneficio ( incluyendo la contratación de alguien) de otras partes relacionadas (las funciones públicas, cónyuges, familiares dentro del cuarto grado (es decir, hermanos, primos, tíos, padres, hijos, hijas, etc.) o terceros con los que él / ella sostuvo relación profesional o laboral; o para socios o sociedades en las que el funcionario público, o los sujetos mencionados, haya sido participe.

Además de las leyes que prohíben el soborno de funcionarios públicos, muchas jurisdicciones tienen leyes que prohíben el Soborno Comercial, es decir, “el soborno entre particulares”. Estas leyes a menudo se aplican tanto a la prestación y recepción de sobornos. Todos los empleados y aliados comerciales de CIIME, son responsables de cumplir con las leyes aplicables que prohíben el soborno comercial. También debe cumplir con las políticas aplicables por CIIME respecto a los conflictos de intereses, suministro y recepción de regalos y hospitalidad, y otros temas relacionados.

LINEAMIENTOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES CONTRA LA CORRUPCIÓN

La política de CIIME, prohíbe expresamente la entrega, ofrecimiento, paga, la promesa de pago o la autorización de pago de cualquier cosa de valor a un funcionario público con el fin de obtener o retener un negocio, ya sea directa o indirectamente a través de un tercero. La orientación adicional sobre el cumplimiento de esta política sigue a continuación

Pagos de Facilitación

Este lineamiento prohíbe pagar, ofrecer pagar o autorizar pagos, directa o indirectamente, ya sea material o monetariamente cualquier cosa de valor a cualquier funcionario de gobierno, partido político o candidato, o a cualquier persona actuando a nombre de una organización pública o privada, nacional o internacional, a efecto de obtener o asegurar un negocio, enviar negocios a alguna persona o para obtener una ventaja de negocios indebida. No es necesario que una cosa de valor efectivamente cambie de manos para violar las leyes anticorrupción.

Una oferta, un esquema o una promesa de pagar o de dar alguna cosa puede constituir una violación, esto incluye, ofrecer, prometer o autorizar un pago ya sea en dinero o en especie, directa o indirectamente obteniendo así favores personales, acciones, descuentos en productos y servicios que no están fácilmente disponibles al público, ofertas de empleo para funcionarios de gobierno o sus parientes o aportaciones políticas.

Esta política prohíbe los pagos de facilitación, esto quiere decir cualquier pago pequeño efectuado a un funcionario gubernamental para su beneficio personal, con el fin de acelerar una acción no discrecional o alguna omisión, más que para influenciar una decisión o transacción particular.

CIIME prohíbe intervenir en nombre y/o representación de otra persona física o moral que se encuentre impedida por alguna Autoridad para participar en contrataciones públicas de carácter federal. O en su defecto, solicitar a una persona física o moral que intervenga en nombre y/o representación la empresa.

Obsequios

Quedan prohibidos todos los regalos, premios, beneficios, hoteles, viajes, ocio y comidas empresariales que no cuenten con un fin relacionado con las actividades de la empresa, estas deben ser proporcionales a la ocasión y cumplir las políticas de la empresa, la legislación y la normatividad vigente.

Cualquier empleado que reciba un regalo que, conforme a lo dispuesto en la presente política, deba ser rechazado o puesto a disposición del área correspondiente, deberá hacerle saber a aquél de quien lo recibe, el agradecimiento correspondiente y transmitirle simultáneamente el contenido de esta Política.

En el caso de que derivado de las estrategias de marketing ya sea por la venta o posicionamiento de la empresa se decida y autorice el manejo de productos promocionales, incluyendo aquellos en donde el nombre o logo de CIIME sea identificable, se deberá comentar las cantidades o volúmenes adquiridos, el valor económico en el mercado, esto con el fin de asegurar que no sean contrarios a las políticas anteriormente señaladas, además de señalar las personas autorizadas para su manejo así como una lista de referencia de quien o a quienes se le podrán dar estos artículos como obsequio promocional y demás recomendaciones para su distribución.

Cortesías de Negocios

Se definen como aquellos obsequios, artículos promocionales, comidas, servicios, entretenimientos, préstamos o cualquier otra cosa de valor, relacionados con la firma de un contrato o el otorgamiento de un Servicio. Al dar una cortesía de negocio a un funcionario de gobierno, deberá ser debidamente registrada en la contabilidad de la empresa.

En la práctica, se permite la concesión de regalos y cortesías comerciales bajo ciertas circunstancias limitadas. Dichos regalos a un funcionario público o a otra persona sujeta deben ser legales, de valor nominal y ofrecerse, prometerse, autorizarse o concederse solo para fines comerciales legítimos, y deberán de apegarse a los lineamientos de la Política de Obsequios. Entretenimiento, Patrocinios y Donativos de CIIME.

También aplica para Clientes potenciales, proveedores u otros socios de negocios o competidores, así como sus familiares u otros con quienes ellos tuvieran alguna relación personal cercana

Donativos

Quedan prohibidos los donativos o cualquier promesa de donativos, a cambio de un favor, ventaja económica y/o soborno a algún funcionario público o sus relacionados. En caso de querer realizar algún donativo, éste deber ser autorizado por Dirección General y someterse a consideración del Comité de Ética. Igualmente deberá ser documentado de acuerdo con la Política de Obsequios. Entretenimiento, Patrocinios y Donativos de CIIME.

Gastos de Viaje de un Cliente o Proveedor

Aunque es apropiado y aceptable pagar los gastos de viaje de un cliente o proveedor con fines empresariales legítimos, es necesaria una vigilancia. La duración de la visita debe ser acorde al tiempo necesario para cumplir la finalidad empresarial, y el coste del viaje debe ser razonable para cubrir solo los costos reales relativos al viaje, los gastos realizados y las actividades llevadas a cabo como parte del alojamiento, viaje, regalos, ocio y comidas deben ser transparentes. Esto quiere decir que los apuntes contables, facturas o viáticos que evidencien dichos gastos y actividades deben apegados a la Política vigente de Gastos de Viaje y Viáticos de CIIME.

Información Privilegiada

Los colaboradores de CIIIME, están obligados a mantener en todo momento la confidencialidad de nuestras operaciones comerciales, frecuencia de actividades, información de nuestros clientes, precios específicos, ya sean costos de operación, cotizaciones, precio en el mercado de productos o servicios y contratos con colaboradores, clientes y proveedores.

Se deberán evitar situaciones o transacciones en las que sus intereses personales puedan entrar en conflicto o pudiera considerarse que están en conflicto con los intereses la empresa. Esto incluye: actuar utilizando cualquier información obtenida a través de su trabajo como colaboradores de la empresa para beneficio personal o de un tercero; transmitir dicha información a un tercero para su propio beneficio o el del tercero; o actuar de cualquier manera que pueda ser interpretada como uso de información privilegiada.

Soborno

El soborno consiste en cualquier oferta o promesa económica o de cualquier tipo a una persona con responsabilidades y atribuciones para realizar negociaciones ya sea con cargo público o privado como incentivo o recompensa por realizar una actividad o abstenerse de hacerla según sea el caso de manera deshonesta, es decir, utilizando sus facultades de mala fe o con abuso de confianza.

El pago de un soborno a un funcionario gubernamental o empresa, así como la aceptación del ofrecimiento por parte de un funcionario de ganancias derivadas de un descuento, negocio o contrato por parte de nuestros colaboradores, cualquiera que sea su monto o cantidad, o cualquier otra forma de ofrecimiento o conducta indebida, puede causar grandes pérdidas para CIIME, además de un gran daño reputacional tanto frente a nuestros clientes, la sociedad y nuestros competidores, considerando que las sanciones o pérdidas económicas pueden ser desproporcionadas cuando se comparan con la ventaja o utilidad que se pensaba obtener con las conductas antes mencionadas

El uso de fondos, activos o personal de la empresa para cualquier propósito ilegal, indebido o no ético está estrictamente prohibido.

Registros Fidedignos

Muchas de estas leyes o normas anticorrupción y fiscales imponen a las empresas la importancia de cumplir con la obligación de establecer controles internos y prácticas contables que impidan el uso de fondos para sobornos o pagos ilegales. Para la empresa es vital que la contabilidad de la empresa se realice de manera que revele cualquier discrepancia de manera que se puedan adoptar medidas para corregirla.

Conscientes de estos requerimientos, la empresa mantendrá libros y registros que reflejen de manera exacta y justa las transacciones de la empresa y mantendrá un sistema de control contable interno adecuado.

Los colaboradores de CIIME deben cumplir todas las normas, principios, leyes, reglamentos y prácticas aplicables para la contabilidad y el reporte de la información financiera. Deben preparar los informes y registros requeridos de manera oportuna, completa y precisa además de mantener registros precisos y detallados que reflejen realmente las transacciones y la disposición de bienes.

Por lo tanto, nuestros colaboradores en específico los encargados y los que tengan relación con el área contable tienen prohibido realizar anotaciones falsas o engañosas en los libros y registros de la empresa. Todas las transacciones comerciales deben quedar documentadas por escrito y ser debidamente contabilizadas para asegurar la trazabilidad de estas. Además, deben mantener un sistema de control interno sobre la información financiera. Para la prevención de fraudes internos, los libros y registros se deberán mantener con un nivel de detalle razonable para reflejar con exactitud las transacciones y el uso de los activos de la empresa.

Toda transacción no registrada en los libros en relación con nuestros intermediarios, clientes, proveedores, compañías privadas, gobierno o a sus respectivos representantes deberá investigarse en su totalidad y aclararse. De encontrarse anomalías y actividades indebidas o comportamientos ilícitos, realizada la investigación correspondiente de ser el caso se dará por rescindida la relación con él o los implicados y se avisará a las autoridades correspondientes tomando las acciones legales necesarias que resolverán el fondo del asunto y fijarán las sanciones correspondientes.

Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita

Nuestros colaboradores deberán prestar atención durante la realización de las actividades comerciales que realizamos, esto con la finalidad de prevenir y cumplir conforme a la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita. La empresa prohíbe la adquisición, venta, compra, enajenación, administración, custodia, posesión, cambio, conversión, depósito, retiro, dar o recibir por cualquier motivo, invertir, traspasar, transportar o transferir, ocultar, encubrir, dentro del territorio nacional, de éste hacia el extranjero o a la inversa, recursos, derechos o bienes de cualquier naturaleza, cuando se tenga conocimiento de que proceden o representan el producto de una actividad ilícita, o cuando aun no teniendo pleno conocimiento, el sentido común indique que puede representar el producto de una actividad ilícita.

Los colaboradores deberán prestar especial atención a la prevención de conductas que pudieran estar relacionadas con el lavado de dinero y la financiación del terrorismo. Para ello, se aplicarán las medidas de prevención debidas, como la correcta identificación del cliente, su información general, domicilio, correcta identificación de los representantes de las empresas con las que tengamos relación comercial, actividades desempeñadas, finalidad de los productos adquiridos o servicios que solicitan, medios de pago evitando en especial los pagos de grandes cantidades en efectivo sin un respaldo bancario, la correcta identificación de cuentas bancarias a nombre de las empresas, frecuencia de las operaciones, y cualquier medida control interno establecidas a efecto de asegurar el máximo cuidado en ésta área por la relevancia del tema.

Terceros

Las relaciones con tercero pueden ser un área elevada de riesgo anticorrupción. Si un representante de terceros, tal como un agente de ventas, agente comercia local, consultor, asesor fiscal, abogado o socio de la empresa conjunta soborna a un funcionario publico en nombre de CIIME, CIIME y sus empleados pueden ser responsables si tenían conocimiento o tenían razones para saber que el soborno se pagaría y/o conscientemente evitaron tal conocimiento.

Antes de proceder con una transacción con un tercero, CIIME debe establecer una creencia honesta que las transacciones no dará lugar a un pago indebido, si se tuviese alguna sospecha o hay señales de advertencia con respecto a las personas físicas o morales con quienes CIIME se relacionará, CIIME deberá llevar a cabo investigaciones.

Las siguientes podrían ser señales de advertencia:

Antecedentes criminales o deshonestos.
Historial financiero cuestionable.
El tercero está recomendado por un funcionario del gobierno, en particular uno con autoridad discrecional sobre un negocio o decisión normativa en cuestión, o tiene alguna relación con la propiedad o por un funcionario del gobierno.
El tercero se opone a las representaciones anticorrupción y/o otras garantías contractuales en los acuerdos.
El tercero solicita términos inusuales de contrato o arreglos de pago, tales como pagos en efectivo, el pago en moneda en un país que no sea la ubicación del tercero o del trabajo, o el pago en un tercer país.
La debida diligencia revela que el tercero es una compañía fantasma, tiene alguna otra estructura corporativa poco ortodoxo, o utiliza una dirección donde se registran muchas empresas sin ningún tipo de operaciones reales.
El único requisito que la tercera parte aporta a la empresa es la influencia sobre los funcionarios del gobierno.
El tercero ha declarado que se necesita una determinada cantidad de dinero "para obtener el negocio", "para hacer los arreglos necesarios", o alguna expresión similar. El tercero requiere que su identidad o, si el tercero es una compañía, la identidad de los propietarios, directores o empleados de la empresa, no sean revelados, o requiere alguna otra falta de transparencia o el secreto.
Las comisiones u honorarios del tercero superan la cantidad que sea razonable en relación con los servicios sustantivos prestados.
La transacción no concuerda plenamente con la legislación local.
El nivel de la debida investigación requerida depende de las responsabilidades del tercero, incluyendo las interacciones con los funcionarios públicos en nombre de CIIME, y otros riesgos relacionados con la lucha anticorrupción, que plantea la relación.
Mecanismos de Control
Para poder tener un mejor control y registro de las actividades de nuestros colaboradores con clientes, proveedores o terceros se deberán abrir carpetas personalizadas para mantener los registros completos, además es necesario que se documenten o queden registrados como antecedentes las reuniones, conversaciones por cualquier medio mantenida con nuestros proveedores, clientes o terceros, como pueden ser cotizaciones, ofertas, pedidos, contratos, designar al personal autorizado para el manejo de información, información sensible o general de nuestros clientes o colaboradores, o aquella que por su naturaleza pueda resultar sensible, se deberá verificar el contenido y la información contenida con el fin de asegurar que se encuentren todos los elementos anteriormente señalados y su resguardo será al menos por la duración total del contrato o la relación comercial. Finalizada la relación el área correspondiente tomará las medidas necesarias para su resguardo y archivo posterior.

PROHIBICIONES

Se prohíbe que los miembros de CIIME y terceros ofrezcan o autoricen a dar algo de valor, directa o indirectamente a través de cualquier otra persona física o jurídica, a un funcionario público o a otra persona sujeta que busque un incumplimiento de la buena fe o imparcialidad de otra persona o bien un quebranto de la confianza depositada en la misma en su capacidad de funcionario público u otra persona. Está totalmente prohibido en CIIME, ofrecer algo de valor o autorizar el ofrecimiento pretendiendo un beneficio no legítimo.

Está prohibido inducir a una persona a realizar o a omitir un acto infringiendo el deber legal que tiene dicha persona o la confianza depositada en la misma, mediante el cual logre una ventaja indebida. Asimismo, se da cuando se induce a una persona a incumplir con los deberes y obligaciones que ha asumido respecto de la prestación de servicios.

En el supuesto de que un funcionario público u otra persona sujeta, directa o indirectamente, solicita o requiere ilegítimamente o intenta obtener mediante la extorsión cualquier dinero o algo de valor de un empleado de CIIME, dicho empleado debe rehusar dicha solicitud, requerimiento o extorsión e informar de ello de forma inmediata al Comité de Ética, a Recursos Humanos y a el área Legal.

Los colaboradores de CIIME y terceros no pueden solicitar, recibir o intentar solicitar o recibir, directa o indirectamente, un soborno u otro beneficio o ventaja ilegítima en relación con una transacción que pretenda ejecutarse o esté siendo ejecutada por CIIME o un tercero.

No se permite el uso de fondos, propiedades u otros recursos de CIIME para hacer contribuciones u ofrecer cosas de valor a candidatos políticos, partidos políticos o miembros de partidos. CIIME no reembolsará a ningún empleado ninguna contribución personal realizada con fines políticos. Todo el mundo es libre de participar en actividades políticas en su tiempo libre y por cuenta propia, siempre y cuando esto no interfiera con el ejercicio de sus funciones en CIIME y no lo haga en nombre de la empresa.

OBLIGACIONES DE LOS COLABORADORES EN CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA

Todos los colaboradores tienen la responsabilidad personal de conocer, entender y cumplir la Política Anticorrupción.

Los colaboradores de CIIME, están obligados a no recibir, sugerir que se le ofrezca, ofrecer, entregar, otorgar, prometer o autorizar entregar, directa o indirectamente, cualquier contraprestación, dinero, valor, regalo, dádiva, obsequio o soborno de algún contratista incluyendo a sus Partes Relacionadas y Subcontratistas, o cliente de CIIME o de algún servidor público o cualesquiera terceros relacionados con cualquier acto del desempeño de sus labores.

Los colaboradores de CIIME se obliga en el desempeño de sus labores a no celebrar ningún contrato, acuerdo o compromiso ya fuere oral o escrito con clientes o potenciales clientes de CIIME, cualesquier trabajador, consultor, subconsultor, sub-trabajador, distribuidor, subdistribuidor, cliente, mayorista, socios de negocios, gestores, autoridades y, en general, cualesquiera proveedores de bienes y servicios asociados al desempeño de sus labores, incluyendo aquellas personas físicas o morales asociadas directa o indirectamente al mismo, incluyendo, además, en todos los casos, a las Partes Relacionadas con el Contratista, que, entre otros, tuviere como objeto principal o subyacente, directo o indirecto, el obtener un beneficio para si o para un tercero, tales como, de una manera enunciativa mas no limitativa, impliquen el fijar, mantener, modificar, acordar o de cualquier otra forma alterar los precios, tarifas, costos, tiempos y particularidades económicas y financieras de cualquier proyecto ya sea directos o indirectos y deberán de abstenerse y/o llevar cabo cualesquier otro acto, hecho, acción, conducta, diligencia o actuación tendiente a obtener para sí, el Contratista o los Subtrabajadores del Contratista, cualesquier Partes Relacionadas o cualquier tercero algún beneficio del Proyecto, recibir, pagar o entregar alguna comisión o mediación, contraprestación o beneficio de ninguna naturaleza ya fuere en efectivo o en especie, o cualquier otra acción o abstención que de cualquier otra forma implique complicidad, fraude, abuso de confianza, colusión, acuerdo, contubernio y/o confabulación o cualquier otro similar o análogo en detrimento del desempeño de sus labores o que implique o pueda implicar un menoscabo al patrimonio de CIIME y/o su(s) cliente(s) o cualquier Proyecto en el que se encuentre involucrado.

El colaborador se obliga a informar de inmediato y por escrito a CIIME de cualquier propuesta o acercamiento de cualquier Parte Relacionada y Subcontratistas, el propio Contratista o cualquier tercero asociado al desempeño de sus labores, para obtener algún tipo de beneficio económico derivado y en detrimento de éste.

Los Directores, Gerentes y Encargados de Área de CIIME tienen la obligación especial de fomentar la cultura de la integridad y el cumplimiento. Esto significa que deben servir de modelo de integridad y cumplimiento en todas sus interacciones. Por lo anterior deben asegurarse de que sus subordinados puedan expresar libremente sus preguntas y dudas sin temor a represalias, de que cualquier duda o pregunta se gestionará de forma profesional y puntual y de que no comprometerán los estándares de integridad y cumplimiento de CIIME para obtener resultados empresariales.

Los libros corporativos y registros sociales de CIIME deben precisar y reflejar completamente las transacciones y actividades de la empresa, incluyendo la naturaleza y el propósito de la transacción o actividad. Ninguna entrada falsa, inexacta o incompleta puede hacerse en los libros o documentos por ninguna razón. El personal de administración y contabilidad, con la ayuda del departamento legal cuando sea necesario, llevará a cabo auditorías, revisiones y pruebas que confirmen que los libros corporativos y registros cumplan estas normas.

Todos los empleados de CIIME podrán ser obligados a participar en capacitación contra el soborno y la corrupción de manera periódica, en caso de que el empleado se rehusé a participar en la capacitación esto no lo exime de su responsabilidad en el cumplimiento de la presente política.

La participación en, y la adhesión a los principios y requisitos establecidos en esta política, serán elementos de evaluación anual de cada empleado y podrán afectar las decisiones relativas a la compensación, promoción y retención.

Los empleados que violen esta política están sujetos a medidas disciplinarias, incluyendo el despido.

Aliados que violen esta política están sujetos a la terminación de toda relación comercial con CIIME.

MECANISMOS DE PROMOCION Y DIFUSIÓN PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA POLITICA ANTICORRUPCIÓN

Los colaboradores de CIIME recibirán una copia según el medio que la empresa considere idóneo para su difusión, para que pueda ser leído y comprendido en su totalidad, aceptando el adherirse y respetar lo contenido en el documento en todo momento, vigilando su ejecución con la finalidad de asegurar que en la empresa se lleve a cabo su cumplimiento.

De ser el caso en el que no pueda ser comprendida en su totalidad la presente política nuestros colaboradores deberán acercarse a las personas responsables del área para que puedan orientar de mejor manera y resolver las dudas que pudieran surgir sobre su contenido.

Todos nuestros proveedores, distribuidores, clientes o terceros que deseen iniciar una relación contractual o comercial con la empresa, están obligados a firmar el formato CII-RH-PO-PA-FOR-001 Manifiesto de Apego a La Política Anticorrupción, Anexo 1, además de incluirse dentro de los contratos cláusulas específicas sobre el cumplimiento de estos.

CIIME tomará las medidas pertinentes y a través de evaluaciones periódicas verificará la eficacia de las presentes políticas. En consecuencia, estas políticas y los procedimientos relacionados serán revisados constantemente para asegurar que se encuentren actualizadas y se adecuen a las leyes, normativas y procedimientos internos.

CIIME a través de su departamento de Recursos Humanos, programará la capacitación constante de su personal en temas que prevengan actos de Corrupción. Los directores, gerentes o encargados de de las áreas otorgarán las facilidades y propiciarán la capacitación continua del personal a su cargo.

DENUNCIA

Es deber de cualquier colaborador, representante, socio de negocios, e incluso clientes, denunciar cualquier sospecha o violación de la presente política.

Siempre que haya una situación en que un funcionario de gobierno o empresa solicite un pago, productos sin costo o algún otro favor ya sean dádivas y/o artículos de valor, sea directamente o mediante un tercero, nuestros colaboradores deberán solicitar el consejo y asistencia de su superior, o en su caso del Comité de Ética, evitando así una posible violación.

Si alguno de nuestros colaboradores, clientes, proveedores o terceros en contacto con nosotros tiene sospecha o le consta cualquier actividad que genere el incumplimiento de esta política, deberá inmediatamente acercarse al Comité de Ética y/o realizar su denuncia a través de nuestros canales establecidos para tal objeto, quienes tomarán las medidas necesarias para el debido manejo de la situación, así como el desarrollo de la investigación correspondiente donde se deslindará o vinculará la responsabilidad de el o los sujetos involucrados.

Las denuncias podrán presentarse a través de:

Correo electrónico: denuncias@ciime.mx
Vía Telefónica: +52 (55) 55 33 45 80 / Área Jurídica
En forma personal: Entregando un escrito libre o mediante el formato CII-RH-PO-CNI-FOR-002 Formato para quejas o denuncias disponible en la Política Control de Normativa Interna, eldenunciante deberá apegarse al protocolo establecido en dicha política para poder presentar yrecibir respuesta acerca de sus quejas o denuncias.

En ninguna circunstancia las denuncias estarán sujeta a acciones de represalia por informar de buena fe una violación presunta o real. Nadie en CIIME podrá tomar represalias, y si así sucediera, los involucrados estarán sujetos a medidas disciplinarias.

Todos los asuntos relativos o derivados de una conducta inapropiada o malas prácticas dentro de la empresa por parte de nuestros colaboradores, clientes, distribuidores o terceros serán investigados exhaustivamente por el Comité de Ética recopilando adecuadamente las pruebas inmediatas y subsecuentes que se obtengan, siempre en apego al Protocolo de Atención a Denuncias que se encuentra detallado en la Política de Control de la Normativa Interna de CIIME.

MEDIDAS DISCIPLINARIAS

Las infracciones de esta Política y de la legislación y normativa anti-soborno y anticorrupción pueden acarrear graves sanciones económicas, civiles, mercantiles o penales, tanto para la empresa como para las personas participantes. Es importante actuar siempre de forma que se evite incluso la apariencia de una infracción a estas políticas.

CIIME en ningún momento protegerá ni actuará en representación de algún colaborador que no realice el cumplimiento de estas políticas y se encuentre inmerso en algún problema con la ley por prácticas indebidas no asumiendo como propias ni pagando responsabilidades derivadas del mal uso de las funciones de los colaboradores.

Cualquier incumplimiento de estas políticas puede acarrear medidas disciplinarias por parte de la compañía, incluido el despido del infractor, independientemente de cualquier acción legal por parte de la autoridad que pueda surgir de ello.

En caso de una investigación o sanción por parte de un funcionario o empleado de CIIME, un intermediario, o socio comercial, la empresa colaborará plenamente con las autoridades hasta las últimas consecuencias y en ningún momento asumirá como propia cualquier conducta que atente o vaya en contra de estas políticas, ya que la responsabilidad de la empresa concluye en el momento en el que se dan a conocer los límites legales de las conductas a sus colaboradores, clientes, proveedores y cualquier tercero que tenga relación con la empresa.

Una vez determinado el grado de responsabilidad en que se incurrió si fue realizado por parte de un colaborador de CIIME, la infracción se determinará dependiendo de las actividades realizadas, estas incluirán llamadas de atención verbal y por escrito por parte de sus superiores donde se viera involucrado, y el Comité de Ética verificará que se lleven a cabo, dejando como antecedente un reporte donde se señalen las acciones realizadas o si involucra a más colaboradores, la situación en que se detectó la infracción, la fecha y medio en el que fue del conocimiento del área responsable, la fecha de la apertura de la investigación y elaboración del acta administrativa, la sanción y firma donde se da por enterado del reporte y la sanción.

Como sanciones a nuestros colaboradores puede considerarse la suspensión de actividades sin derecho a percepción de sueldo por el día o días indicados, y en el caso de que la empresa considere que sus actividades incurrieron en responsabilidades relevantes se podrá dar por rescindida la relación laboral entre la empresa y el colaborador.

Si las infracciones involucran a nuestros clientes, proveedores o terceros, se dará un aviso por escrito como antecedente donde se señalen las prácticas que desaprobadas en las que incurrieron, además de una descripción de hechos y personas involucradas, en caso de existir reincidencia podrá llegar a considerarse dar por terminada la relación comercial.

Además de las sanciones internas mencionadas según del grado de responsabilidad, es posible que se vean involucrados en sanciones que imponga la autoridad que sean de aplicación individual de naturaleza civil, penal o administrativa, con efectos económicos negativos o posibles penas privativas de libertad.